Understanding Certified Translations and Notarial Roles

Understanding the Role of Thai Notarial Service Attorneys and Certified Translators in Translation Certification

In Thailand, there is often a misunderstanding regarding the roles of a Thai Notarial Service Attorney (commonly referred to as a Notary Public) and a certified translator when it comes to translation certification. This confusion can lead to unnecessary delays and complications, especially in legal and official matters where accurate and certified translations are crucial.

This article will clarify the distinct responsibilities of Thai Notarial Service Attorneys and certified translators, emphasizing who is truly authorized to certify translations in Thailand. We will also highlight why choosing the right professional is critical for ensuring that your documents are legally valid and widely accepted.

What Is a Thai Notarial Service Attorney?

A Thai Notarial Service Attorney is a licensed lawyer who has received additional training and certification from the Lawyers Council of Thailand to perform notarial acts. These acts include:

• Certifying the authenticity of signatures.
• Certifying the existence of individuals or legal entities.
• Witnessing the signing of documents.
• Authenticating copies of official documents.

However, it’s essential to understand that a Notarial Service Attorney does not certify the accuracy of translated documents. Their primary role in the context of translations is limited to certifying the signature of the translator or confirming the identity and existence of the translator. This means they merely attest that the translator who claims to have produced the document is indeed the person who signed it.

What Is a Certified Translator?

A certified translator is a professional who has met specific qualifications and standards set by an accredited organization, such as the Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) or other recognized certification bodies. Certified translators are authorized to:

• Translate documents accurately.
• Certify the accuracy and completeness of their translations.

Their certification serves as an assurance that the translation is faithful to the original document and meets the required standards for official use. Only certified translators can issue a certified translation, which is a translation that bears their stamp or certification mark, attesting to its accuracy.

Key Differences Between Notarial Service Attorneys and Certified Translators

Understanding the differences between the roles of Notarial Service Attorneys and certified translators is crucial:

Common Misunderstandings

One of the most common misconceptions is that any translator, with the assistance of a Notarial Service Attorney, can certify their translations for legal purposes. This is not true. Here are some critical points to consider:

1. A Notarial Service Attorney Does Not Verify Translation Accuracy
   Their role is limited to verifying the identity or signature of the translator. They do not review or vouch for the content of the translation.

2. Not All Translators Can Issue Certified Translations
   Only certified translators, who have been formally recognized by an accrediting body, can certify translations. Non-certified translators cannot certify their work, even if a Notarial Service Attorney verifies their signature.

3. Certified Translations vs. Translations Signed by a Translator
   A certified translation is a document translated by a certified translator and marked with their official certification. In contrast, a translation signed by a translator (whose signature is notarized) is not the same as a certified translation. Without the translator’s certification, such translations may not be accepted for official purposes.

Why Certified Translations Are Essential

Certified translations are often required in legal, governmental, and official proceedings. Here are a few scenarios where certified translations are mandatory:

• Immigration Documents: Birth certificates, marriage certificates, and other documents needed for visa applications.
• Legal Proceedings: Court documents, contracts, and affidavits.
• Educational Purposes: Diplomas and transcripts for studying abroad.
• Business Transactions: Articles of incorporation, financial statements, and contracts in international business deals.

In each of these cases, the certified translation ensures that the document is recognized as a true and accurate representation of the original. Without certification from a qualified translator, the translation may be rejected by authorities.

How to Obtain a Certified Translation in Thailand

To avoid complications, follow these steps when you need a certified translation:

1. Find a Certified Translator
   Search for a translator who holds certification from an accredited body like SEAProTI. You can often find directories of certified professionals on their websites.

2. Request a Certified Translation
   Provide the original document to the certified translator. They will produce a translation that includes their certification, stamp, or seal.

3. Verify the Certification
   Ensure that the translation is marked as certified and includes the translator’s credentials. This is crucial for legal and official acceptance.

4. Notarization (If Required)
   In some cases, you may need to have the translator’s signature notarized by a Notarial Service Attorney, especially for international use. This adds an additional layer of verification, but it does not replace the need for a certified translation.

Risks of Using Non-Certified Translators

Relying on a non-certified translator can lead to serious consequences, including:

• Rejection of Documents: Government and legal institutions may refuse to accept translations that are not certified.
• Legal Liability: Inaccurate translations can lead to misunderstandings or disputes, potentially resulting in legal action.
• Delays and Additional Costs: If a translation is rejected, you will need to have it redone by a certified translator, leading to wasted time and money.

The SEAProTI Standard: A Benchmark for Certified Translators

Organizations like the Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) set high standards for translation professionals. Their rigorous certification process ensures that members are qualified to handle complex and sensitive documents. When you choose a SEAProTI-certified translator, you are guaranteed:

• High accuracy and quality in translation.
• Professionalism and adherence to ethical standards.
• Recognition of the certified translation for official and legal purposes.

Conclusion

In summary, the roles of Thai Notarial Service Attorneys and certified translators are distinct yet complementary. A Notarial Service Attorney certifies the identity or signature of a translator, while a certified translator certifies the accuracy of the translation itself. For any legal, governmental, or official purposes, it is vital to ensure that you use certified translations produced by qualified professionals.

Understanding these differences will help you navigate the translation process smoothly, ensuring your documents are valid and accepted wherever they are required. By choosing a certified translator and seeking notarization only when necessary, you can avoid common pitfalls and streamline your official transactions.

About SEAProTI’s certified translators, translation certification providers, and certified interpreters:

The Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) has officially announced the criteria and qualifications for individuals to register as “Certified Translators,” “Translation Certification Providers,” and “Certified Interpreters” under the association’s regulations. These guidelines are detailed in Sections 9 and 10 of the Royal Thai Government Gazette, issued by the Secretariat of the Cabinet under the Office of the Prime Minister of the Kingdom of Thailand, dated July 25, 2024, Volume 141, Part 66 Ng, Page 100.

To read the full publication, visit: the Royal Thai Government Gazette 

ทำความเข้าใจบทบาทของทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร และนักแปลรับรองในกระบวนการรับรองการแปล

ในประเทศไทย มีความเข้าใจผิดบ่อยครั้งเกี่ยวกับบทบาทของ ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Service Attorney) และ โนตารี พับลิค (Notary Public) ในกระบวนการรับรองเอกสารแปล หลายคนเข้าใจผิดว่าบุคคลทั้งสองมีอำนาจรับรองความถูกต้องของการแปลเอกสาร แต่ในความเป็นจริง บทบาทและหน้าที่ของบุคคลทั้งสองมีขอบเขตที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

บทความนี้จะอธิบายบทบาทของทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร และนักแปลรับรอง โดยเน้นความสำคัญของการใช้บริการบุคคลที่มีอำนาจหน้าที่ที่เหมาะสมเพื่อให้เอกสารของท่านถูกต้องตามกฎหมาย

ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร และ โนตารี พับลิค คือใคร

ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร คือทนายความที่ได้รับการรับรองจากสภาทนายความแห่งประเทศไทยให้ปฏิบัติหน้าที่ในการรับรองเอกสารต่าง ๆ บทบาทของทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารครอบคลุมถึง:

• รับรองลายมือชื่อของบุคคล (Signature Certification)
• รับรองสถานะทางกฎหมายของบุคคลหรือนิติบุคคล
• เป็นพยานในกระบวนการลงนามในเอกสารสำคัญ
• รับรองสำเนาถูกต้องของเอกสาร

ในทำนองเดียวกัน โนตารี พับลิค ซึ่งพบในระบบกฎหมายต่างประเทศ มีบทบาทคล้ายคลึงกับทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารในประเทศไทย

อย่างไรก็ตาม ทั้งทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร และ โนตารี พับลิคไม่มีอำนาจหน้าที่ในการรับรองความถูกต้องของเนื้อหาการแปล บทบาทของพวกเขาจำกัดอยู่ที่การรับรองลายมือชื่อของนักแปล หรือการยืนยันตัวตนของนักแปลเท่านั้น

นักแปลรับรองคือใคร

นักแปลรับรอง คือบุคคลที่ผ่านการรับรองจากองค์กรที่ได้รับการยอมรับ เช่น สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI) หรือองค์กรรับรองอื่นที่มีชื่อเสียง นักแปลรับรองมีอำนาจในการ:

• แปลเอกสารอย่างถูกต้องและครบถ้วน
• รับรองความถูกต้องของเนื้อหาการแปล (Certified Translation)

การรับรองโดยนักแปลรับรองเป็นการยืนยันว่าเอกสารแปลมีเนื้อหาตรงกับต้นฉบับ และได้รับการแปลตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีที่เอกสารดังกล่าวจะถูกใช้ในกระบวนการทางกฎหมายหรือราชการ

ความแตกต่างระหว่างทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร, โนตารี พับลิค และนักแปลรับรอง

ความแตกต่างในอำนาจหน้าที่ของบุคคลทั้งสามมีดังนี้:

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

มีความเข้าใจผิดบ่อยครั้งว่าการแปลเอกสารโดยนักแปลทั่วไปสามารถกลายเป็นเอกสารแปลรับรองได้ หากลายมือชื่อของนักแปลได้รับการรับรองโดยทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือ โนตารี พับลิค ซึ่งเป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้อง ข้อเท็จจริงมีดังนี้:

1. ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือ โนตารี พับลิค ไม่ได้มีหน้าที่ตรวจสอบหรือรับรองความถูกต้องของเนื้อหาการแปล
   บทบาทของพวกเขาจำกัดอยู่ที่การรับรองลายมือชื่อหรือสถานะของนักแปลเท่านั้น

2. ไม่ใช่นักแปลทุกคนสามารถออกเอกสารแปลรับรองได้
   มีเพียงนักแปลที่ผ่านการรับรองจากองค์กรที่ได้รับการยอมรับเท่านั้นที่มีอำนาจในการออกเอกสารแปลรับรอง นักแปลทั่วไปที่ไม่ได้รับการรับรองไม่สามารถออกเอกสารแปลรับรองได้ แม้ลายมือชื่อของพวกเขาจะได้รับการรับรองโดยทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือ โนตารี พับลิคก็ตาม

3. เอกสารแปลรับรอง vs เอกสารแปลที่มีการรับรองลายมือชื่อ
   เอกสารแปลรับรองคือเอกสารที่ได้รับการแปลและรับรองโดยนักแปลรับรอง ขณะที่เอกสารแปลที่มีเพียงการรับรองลายมือชื่อของนักแปลไม่ถือว่าเป็นเอกสารแปลรับรองตามกฎหมาย

เหตุใดเอกสารแปลรับรองจึงมีความสำคัญ

เอกสารแปลรับรองมีความจำเป็นในหลายกรณี เช่น:

• เอกสารที่ใช้ในกระบวนการตรวจคนเข้าเมือง: เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส
• เอกสารทางกฎหมาย: เช่น คำฟ้อง สัญญา คำพิพากษา
• เอกสารเพื่อการศึกษา: เช่น ปริญญาบัตร และใบรับรองผลการศึกษา
• เอกสารทางธุรกิจ: เช่น หนังสือบริคณห์สนธิ รายงานทางการเงิน

ในกรณีเหล่านี้ การมีเอกสารแปลรับรองช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารดังกล่าวได้รับการยอมรับในกระบวนการทางกฎหมายและราชการ

วิธีการขอเอกสารแปลรับรองในประเทศไทย

หากท่านต้องการเอกสารแปลรับรอง ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้:

1. ค้นหานักแปลรับรอง
   เลือกนักแปลที่ผ่านการรับรองจากองค์กรที่ได้รับการยอมรับ เช่น SEAProTI

2. ร้องขอการแปลและรับรอง
   ส่งเอกสารต้นฉบับให้นักแปลเพื่อดำเนินการแปลและออกเอกสารแปลรับรอง

3. ตรวจสอบการรับรอง
   ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารแปลมีตราประทับหรือลายมือชื่อของนักแปลรับรอง

4. รับรองเพิ่มเติม (ถ้าจำเป็น)
   ในกรณีที่ต้องใช้เอกสารในต่างประเทศ อาจต้องมีการรับรองลายมือชื่อของนักแปลจากทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือ โนตารี พับลิคเพิ่มเติม

สรุป

ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร และ โนตารี พับลิค มีบทบาทที่แตกต่างจาก นักแปลรับรอง อย่างชัดเจน โดยบทบาทของทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือ โนตารี พับลิค จำกัดอยู่ที่การรับรองลายมือชื่อหรือสถานะของนักแปล ขณะที่นักแปลรับรองมีหน้าที่รับรองความถูกต้องของเนื้อหาการแปล การเข้าใจบทบาทของทั้งสองฝ่ายจะช่วยให้ท่านสามารถจัดการเอกสารได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายและเป็นไปตามข้อกำหนดของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

เกี่ยวกับนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรองของสมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้

สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI) ได้ประกาศหลักเกณฑ์และคุณสมบัติผู้ที่ขึ้นทะเบียนเป็น “นักแปลรับรอง (Certified Translators) และผู้รับรองการแปล (Translation Certification Providers) และล่ามรับรอง (Certified Interpreters)” ของสมาคม หมวดที่ 9 และหมวดที่ 10 ในราชกิจจานุเบกษา ของสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ในสำนักนายกรัฐมนตรี แห่งราชอาณาจักรไทย ลงวันที่ 25 ก.ค. 2567 เล่มที่ 141 ตอนที่ 66 ง หน้า 100 อ่านฉบับเต็มได้ที่: นักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง