Document Translation for Business Registration: Legal Validity of Translation

Document Translation for Business Registration:

Legal Validity of Translation Certification under the 1997 Ministerial Regulation and Its Implications for Administrative Practice

Abstract
This article examines the legal and practical issues surrounding the translation of foreign-language documents submitted for business registration with Thai government agencies. The focus is on the Ministerial Regulation B.E. 2540 (1997) issued under the Administrative Procedure Act B.E. 2539 (1996), which mandates that translations must be certified by designated individuals or institutions. The article analyzes why translations that are not certified in accordance with the regulation may be considered legally invalid and discusses the legal consequences and risks that may arise when government agencies accept such documents. Finally, it explores how government agencies should respond when uncertified translations are submitted, and provides policy recommendations for standardizing administrative procedures.

1. Introduction
In Thailand, registering a business often requires the submission of foreign-language documents, such as corporate registration certificates, powers of attorney, and business contracts. These documents must be translated into Thai so that government officers can review them accurately. However, translating for official use is not merely a linguistic task; the translation must be certified by an authorized individual or entity to be legally valid and acceptable in administrative procedures.

2. Relevant Legal Framework
The requirements for translating foreign-language documents are set out in the Ministerial Regulation on Criteria for Translation of Foreign-Language Documents B.E. 2540 (1997), issued under Section 7 of the Administrative Procedure Act B.E. 2539 (1996). It states:

“In the case of foreign-language documents, the applicant must submit a Thai translation certified for accuracy by an individual or agency recognized by the state, such as an embassy, consulate, the Ministry of Foreign Affairs, or a person accredited by a competent government agency.”

Translations that do not meet these certification requirements are deemed non-compliant and may not have legal standing in administrative proceedings.

3. Practical Problems in Implementation
Despite the clear legal stipulations, many government offices in practice continue to accept translated documents that lack proper certification. Examples include:

• Accepting translations from freelance translators without accreditation
• Accepting translations from private firms without verifying the credentials of the translator
• Failing to check whether the translated document bears an official certification stamp
• This situation often stems from misunderstanding the law, or from interpreting such documents as merely supplementary rather than legally critical to administrative decisions. Such interpretations, however, can lead to long-term administrative and legal consequences.

4. Legal and Administrative Implications
The acceptance of improperly certified translations may result in the following consequences:

• Legal invalidity of the registration: If it is later discovered that the translation was uncertified, the registration process may be deemed void.
• Liability of government officials: Officials who fail to verify document authenticity may be liable for negligence or dereliction of duty under Section 157 of the Thai Penal Code.
• Risks to business operators: If the translated documents are later used with other agencies—such as the Revenue Department, Customs, or banks—and rejected for being uncertified, this can lead to delays, additional costs, or legal complications.

5. Administrative Measures for Government Agencies
To ensure compliance and minimize risk, government agencies should:

• Strictly verify translation certifications according to the 1997 Ministerial Regulation
• Establish internal Standard Operating Procedures (SOPs) for accepting foreign-language translations, clearly identifying qualified certifiers
• Train officers on legal requirements and document verification
• Request resubmission of properly certified translations when an uncertified version is submitted
• Review previously accepted uncertified translations, and where appropriate, inform affected parties or initiate corrective measures

6. Policy Recommendations

• Establish a national registry of certified translators, accessible to both officials and the public, to facilitate document verification
• Encourage collaboration with credible professional translation associations to uphold standards
• Develop an online certification and verification system for certified translations, enabling transparency and traceability

7. Conclusion
Foreign-language documents submitted for business registration must be certified by legally authorized individuals under Thai law. Ignoring these requirements not only undermines the legality of the registration process but also jeopardizes the credibility of public administration and the rights of applicants. Strict legal compliance, combined with public education and internal administrative reform, is essential to ensure lawful, transparent, and standardized government operations.

References:

• Ministry of Interior. (1997). Ministerial Regulation prescribing criteria for the translation of foreign-language documents B.E. 2540 (1997). Published under the Administrative Procedure Act B.E. 2539 (1996). Bangkok: Royal Thai Government Gazette.
• Office of the Council of State. (1996). Administrative Procedure Act B.E. 2539 (1996). Retrieved from https://www.krisdika.go.th/ (in Thai)
• Royal Thai Government Gazette. (1997). กฎกระทรวง กำหนดหลักเกณฑ์ในการแปลเอกสารที่เป็นภาษาต่างประเทศ พ.ศ. 2540. เล่ม 114 ตอนที่ 30 ก. (30 เมษายน 2540).
• Sumanat, W. (2024). Legal interpretation and certified translation in Thai public administration: Challenges and reform needs. Journal of Language and Law in Southeast Asia, 3(2), 45–63.
• Thai Penal Code. (1956). Section 157: Misconduct of government officials. Revised edition (2022). Bangkok: Department of Corrections, Ministry of Justice.

SEAProTI’s certified translators, translation certification providers, and certified interpreters:
The Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) has officially announced the criteria and qualifications for individuals to register as “Certified Translators,” “Translation Certification Providers,” and “Certified Interpreters” under the association’s regulations. These guidelines are detailed in Sections 9 and 10 of the Royal Thai Government Gazette, issued by the Secretariat of the Cabinet under the Office of the Prime Minister of the Kingdom of Thailand, dated July 25, 2024, Volume 141, Part 66 Ng, Page 100. the Royal Thai Government Gazette

การแปลเอกสารเพื่อการจดทะเบียนธุรกิจการค้า:

ความชอบด้วยกฎหมายของการรับรองการแปลภายใต้กฎกระทรวง พ.ศ. 2540 และผลกระทบต่อการปฏิบัติราชการ

• รับการแปลจากนักแปลอิสระที่ไม่มีใบรับรอง
• รับการแปลจากบริษัทเอกชนทั่วไปโดยไม่มีการตรวจสอบผู้แปล
• ไม่มีการตรวจสอบว่าเอกสารได้รับการประทับตรารับรองอย่างเป็นทางการหรือไม่

• ความไม่ชอบด้วยกฎหมายของการจดทะเบียน: หากภายหลังมีการตรวจสอบพบว่าเอกสารแปลไม่ชอบด้วยระเบียบ กระบวนการจดทะเบียนที่ดำเนินไปแล้วอาจถือเป็นโมฆะ
• เจ้าหน้าที่รัฐเสี่ยงต่อการกระทำผิดหน้าที่: การละเลยไม่ตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องตามกฎหมาย อาจเข้าข่ายการปฏิบัติหรือละเว้นโดยมิชอบตามมาตรา 157 แห่งประมวลกฎหมายอาญา
• ผู้ประกอบการได้รับความเสียหายภายหลัง: หากนำเอกสารไปใช้ต่อกับหน่วยงานอื่น เช่น สรรพากร ศุลกากร หรือธนาคาร แล้วถูกปฏิเสธเนื่องจากเอกสารแปลไม่มีผลทางกฎหมาย

• ตรวจสอบผู้รับรองการแปลให้ครบถ้วน: ยึดตามกฎกระทรวง พ.ศ. 2540 อย่างเคร่งครัด
• จัดทำแนวทางปฏิบัติภายใน (SOP) สำหรับการรับเอกสารแปลจากต่างประเทศ โดยระบุประเภทของผู้แปลที่สามารถรับรองได้
• ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ให้เข้าใจข้อกำหนดทางกฎหมาย เพื่อไม่ให้เกิดการละเลยหรือความผิดพลาด
• หากพบการยื่นเอกสารแปลที่ไม่ถูกต้อง ควรแจ้งให้ผู้ยื่นดำเนินการแปลใหม่ โดยแจ้งหลักเกณฑ์อย่างชัดเจน และให้เวลาที่สมเหตุสมผล
• พิจารณาทบทวนเอกสารที่เคยรับไว้โดยไม่ชอบด้วยกฎหมาย หากพบความเสียหาย ให้แจ้งหน่วยงานกำกับดูแล และผู้มีส่วนได้เสียรับทราบเพื่อดำเนินการแก้ไข