Guidelines for Translating and Legalizing Documents by Yourself at the Department of Consular Affairs
May 5, 2025, Bangkok – When individuals need to translate official documents for submission to foreign embassies or for international transactions, these translated documents must be verified and stamped for authenticity by the Department of Consular Affairs, Ministry of Foreign Affairs. This process is known as “document legalization,” which can be undertaken personally without necessarily relying on private agencies.
This article serves as a comprehensive guide for systematically translating and legalizing documents, detailing each step as follows:
Step 1: Preparing Translated Documents
Before submitting documents for legalization, applicants must have the translated documents ready. There are several options:
1. Obtain Translated Documents from the Issuing Government Agency: For instance, request an English version of a house registration or birth certificate from the district office or local administrative office.
2. Hire a Private Translation Service: Ensure that the service provider is experienced and capable of producing documents that meet the Department of Consular Affairs’ standards. Translation fees may vary, typically ranging from 200 to 800 baht per document (excluding legalization fees).
3. Self-Translation (DIY Translation): The Department of Consular Affairs provides standard translation templates available for download on their website. Applicants can fill in the blanks with accurate information matching the original documents and sign under the “Certified Correct Translation” section. It’s crucial to verify the accuracy of official terms, titles, and agency names to prevent rejection.
Step 2: Booking an Appointment for Document Legalization
Document legalization requires a prior appointment, which can be scheduled online through the Department of Consular Affairs’ system. Services are available at main offices and some temporary passport offices nationwide.
- For Immediate Family Members: (father, mother, child, spouse) – Submission on behalf of each other is allowed without a power of attorney, provided there is proof of relationship.
- For Other Individuals: A power of attorney with a 10-baht revenue stamp is required.
Step 3: Preparing Required Documents for Submission
The necessary documents include:
- The applicant’s national ID card
- Original documents (for verification)
- Copies of Thai documents (identical to the originals; if the original is double-sided, copy both sides)
- Translated documents, duly signed by the translator
- Legalization fees
- Thailand MICE One-Stop Service
Legalization Fees:
- Standard Service: 200 baht per stamp (approximately 3 working days)
- Express Service: 400 baht per stamp (same-day service)
*Note: Each set of documents, such as one original Thai document and its translation, requires two stamps, totaling the respective fees.
Step 4: Submitting Documents at the Office
On the appointment day, bring all documents to the Nationality and Legalization Division at the scheduled location. Staff will verify the documents, issue a request form, and collect the fees. Applicants must provide a contact number in case corrections are needed.
- Express Service: If there are no errors, documents can be collected on the same day between 3:00 PM and 4:30 PM.
- Corrections: If errors are found and corrections are not submitted by 2:00 PM, the service will revert to the standard processing time.
- Additional Note: Postal Submission for Legalization
For those unable to visit in person, document legalization can be processed via EMS postal service. Detailed procedures are available on the Department of Consular Affairs’ website. Note that this method may be more complex and time-consuming than in-person submissions.
Conclusion
Translating and legalizing documents through the Department of Consular Affairs can be done independently. With thorough preparation and adherence to the outlined steps, individuals can save on costs and maintain control over the quality of their translations. It’s essential to ensure the accuracy of content, official terminology, and formatting to avoid the need for revisions.
SEAProTI’s certified translators, translation certification providers, and certified interpreters:
The Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) has officially announced the criteria and qualifications for individuals to register as “Certified Translators,” “Translation Certification Providers,” and “Certified Interpreters” under the association’s regulations. These guidelines are detailed in Sections 9 and 10 of the Royal Thai Government Gazette, issued by the Secretariat of the Cabinet under the Office of the Prime Minister of the Kingdom of Thailand, dated July 25, 2024, Volume 141, Part 66 Ng, Page 100.
To read the full publication, visit: the Royal Thai Government Gazette
แนวทางการแปลเอกสารและขอรับรองนิติกรณ์ด้วยตนเองจากกรมการกงสุล
5 พฤษภาคม 2568, กรุงเทพมหานคร – ในกรณีที่ประชาชนมีความจำเป็นต้องแปลเอกสารราชการเพื่อใช้ยื่นต่อสถานทูตต่างประเทศ หรือเพื่อดำเนินธุรกรรมระหว่างประเทศ เอกสารแปลดังกล่าวจำเป็นต้องผ่านการตรวจสอบและประทับตรารับรองความถูกต้องโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กระบวนการดังกล่าวเรียกว่า “การขอรับรองนิติกรณ์เอกสาร” ซึ่งสามารถดำเนินการได้ด้วยตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งบริษัทเอกชนเสมอไป
บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินการแปลเอกสารและขอรับรองนิติกรณ์อย่างเป็นระบบ โดยครอบคลุมทุกขั้นตอนอย่างละเอียด ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: การเตรียมเอกสารแปล
ก่อนที่จะยื่นเอกสารเพื่อขอรับรองนิติกรณ์ ผู้ยื่นต้องจัดเตรียมเอกสารฉบับแปลเรียบร้อยแล้ว โดยมีทางเลือกดังนี้:
1. ขอเอกสารฉบับแปลจากหน่วยงานราชการที่ออกเอกสารต้นฉบับ เช่น การคัดสำเนาทะเบียนบ้านหรือสูติบัตรเป็นภาษาอังกฤษจากสำนักงานเขต หรือที่ว่าการอำเภอ
2. จ้างบริษัทเอกชนที่ให้บริการแปลเอกสารและรับรอง: กรณีนี้ควรตรวจสอบให้แน่ชัดว่าผู้ให้บริการมีประสบการณ์และสามารถจัดทำเอกสารที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของกรมการกงสุลได้ ราคาการแปลอาจแตกต่างกันไป โดยทั่วไปอยู่ที่ 200–800 บาทต่อฉบับ (ไม่รวมค่าธรรมเนียมที่กรมการกงสุล)
3. จัดทำคำแปลด้วยตนเอง (DIY Translation): กรมการกงสุลมีแบบฟอร์มเอกสารแปลมาตรฐานให้ดาวน์โหลดผ่านเว็บไซต์ โดยผู้แปลสามารถกรอกข้อมูลลงในช่องว่างให้ครบถ้วนตามเอกสารต้นฉบับ และลงชื่อในช่อง “Certified Correct Translation” ได้ด้วยตนเอง ควรตรวจสอบความถูกต้องของคำศัพท์ราชการ คำนำหน้า ตำแหน่งเจ้าหน้าที่ และชื่อหน่วยงานให้ตรงกับต้นฉบับ เพื่อป้องกันการถูกตีกลับ
ขั้นตอนที่ 2: การจองคิวยื่นขอรับรองเอกสาร
การยื่นเอกสารขอรับรองนิติกรณ์จำเป็นต้องจองคิวล่วงหน้า ผ่านระบบออนไลน์ของกรมการกงสุล ซึ่งเปิดให้บริการในสำนักงานหลักและสำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราวบางแห่งทั่วประเทศ
กรณีเป็นสมาชิกในครอบครัวเดียวกัน (บิดา มารดา บุตร สามี ภรรยา) สามารถยื่นแทนกันได้โดยไม่ต้องใช้หนังสือมอบอำนาจ แต่ต้องมีหลักฐานแสดงความสัมพันธ์
กรณีบุคคลอื่นยื่นแทน ต้องจัดเตรียมหนังสือมอบอำนาจพร้อมติดอากรแสตมป์ 10 บาท
ขั้นตอนที่ 3: การเตรียมเอกสารประกอบการยื่นคำขอ
เอกสารที่ต้องเตรียม ได้แก่:
- บัตรประชาชนของผู้ยื่น
- เอกสารต้นฉบับ (เพื่อการตรวจสอบ)
- สำเนาเอกสารภาษาไทย (ตรงตามต้นฉบับ หากมีหน้า-หลัง ให้ถ่ายทั้งสองหน้า)
- เอกสารแปลที่จัดทำเรียบร้อยแล้ว
- ค่าธรรมเนียมการรับรองนิติกรณ์
อัตราค่าธรรมเนียม
- แบบปกติ: 200 บาท/ตราประทับ (ใช้เวลาประมาณ 3 วันทำการ)
- แบบด่วน: 400 บาท/ตราประทับ (รับเอกสารภายในวันเดียวกัน)
หมายเหตุ: เอกสาร 1 ชุด เช่น ต้นฉบับภาษาไทย 1 ฉบับ และฉบับแปล 1 ฉบับ จะถูกคิดค่ารับรองรวม 2 ตรา
ขั้นตอนที่ 4: การยื่นเอกสาร ณ สำนักงาน
ในวันนัดหมาย ให้นำเอกสารทั้งหมดไปยังสำนักงานสัญชาติและนิติกรณ์ตามที่จองไว้ เจ้าหน้าที่จะทำการตรวจสอบเอกสาร ออกใบคำร้อง และให้ชำระค่าธรรมเนียม โดยผู้ยื่นจะต้องแจ้งเบอร์ติดต่อไว้ในกรณีที่เอกสารมีข้อผิดพลาด เจ้าหน้าที่จะติดต่อเพื่อให้แก้ไขและส่งคืนภายในเวลาที่กำหนด
- เอกสารแบบด่วนที่ไม่มีข้อผิดพลาดสามารถรับได้ในวันเดียวกัน ช่วงเวลา 15:00–16:30 น.
- กรณีมีข้อผิดพลาดและไม่สามารถส่งกลับทันเวลา จะต้องเปลี่ยนเป็นแบบปกติ
หมายเหตุเพิ่มเติม: การยื่นขอรับรองทางไปรษณีย์
สำหรับผู้ที่ไม่สะดวกเดินทาง สามารถเลือกยื่นเอกสารและรับเอกสารคืนผ่านระบบไปรษณีย์ EMS โดยศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์กรมการกงสุล ทั้งนี้ขั้นตอนอาจซับซ้อนและใช้เวลานานกว่าการไปดำเนินการด้วยตนเอง
บทสรุป
การแปลเอกสารและขอรับรองจากกรมการกงสุลสามารถดำเนินการได้ด้วยตนเอง หากเตรียมข้อมูลครบถ้วนและปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง จะสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายและควบคุมคุณภาพของงานแปลได้มากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ผู้ยื่นควรให้ความสำคัญกับความถูกต้องของเนื้อหา คำราชาศัพท์ และรูปแบบของเอกสารแปล เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกส่งกลับให้แก้ไขในภายหลัง
เกี่ยวกับนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรองของสมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้
สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI) ได้ประกาศหลักเกณฑ์และคุณสมบัติผู้ที่ขึ้นทะเบียนเป็น “นักแปลรับรอง (Certified Translators) และผู้รับรองการแปล (Translation Certification Providers) และล่ามรับรอง (Certified Interpreters)” ของสมาคม หมวดที่ 9 และหมวดที่ 10 ในราชกิจจานุเบกษา ของสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ในสำนักนายกรัฐมนตรี แห่งราชอาณาจักรไทย ลงวันที่ 25 ก.ค. 2567 เล่มที่ 141 ตอนที่ 66 ง หน้า 100 อ่านฉบับเต็มได้ที่: นักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง
