The Distinction Between Translator’s Signature Certification and Document Certification in Legal Contexts
2 August 2025, Bangkok – In today’s society, the use of foreign-language documents submitted to government agencies, courts, or international organizations requires proper “certification” to ensure reliability and legal validity. However, confusion often arises between “translator’s signature certification” and “document and signatory certification.” These two forms of certification serve different purposes and carry distinct legal implications. This article aims to clarify their structural differences and legal consequences.
Translator’s Signature Certification
Translator’s signature certification refers to the process of verifying that “the person who signed as translator is indeed the translator of the document.” The certifier only confirms the identity and signature of the translator, without certifying the accuracy of the translation against the source text. Thus, the scope of certification is limited strictly to confirming the translator’s identity (Stern, 2011).
Document and Signatory Certification
Document and signatory certification has a broader scope. The certifier—such as a Notarial Services Attorney (NSA) or an authorized public official—verifies both (1) the original document, ensuring that the copy submitted is an authentic duplicate, and (2) the identity of the document owner, confirming that the signature is genuinely theirs (Office of the Council of State, 1999). This form of certification grants the document the legal status of an officially certified copy, making it valid for submission to courts, administrative authorities, or international agencies.
Comparison
The following table highlights the key differences between the two types of certification:
| Aspect | Translator’s Signature Certification | Document and Signatory Certification |
|---|---|---|
| Purpose | To confirm who translated the document | To verify the authenticity of the copy and the owner’s signature |
| Subject Verified | Translator | Document owner and the document itself |
| Scope | Does not cover document content | Covers both the document and its owner |
| Legal Effect | Serves as evidence of the translator’s identity only | Provides legally recognized certified copies for official use |
Conclusion
Understanding the difference between a translator’s signature certification and document and signatory certification is crucial for citizens, legal practitioners, and translators. Selecting the appropriate certification method according to its purpose reduces legal risks, prevents errors, and ensures the credibility of documents used in judicial or administrative processes.
References
- Office of the Council of State. (1999). Administrative Procedure Act B.E. 2539 (1996) and Ministerial Regulation on Document Certification. Bangkok: Office of the Council of State.
- Stern, L. (2011). Court and Legal Translation and Interpreting: Ethics, Practice and Recognition. Oxford: Routledge.
- Thai Ministry of Foreign Affairs. (2020). Guidelines for Translation and Document Legalization. Bangkok: Consular Affairs Department.
About Certified Translators, Translation Certification Providers, and Certified Interpreters of SEAProTI
The Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) has announced the criteria and qualifications for registration of Certified Translators, Translation Certification Providers, and Certified Interpreters of the Association. These criteria were published under Sections 9 and 10 of the Royal Thai Government Gazette, Secretariat of the Cabinet, Office of the Prime Minister, on 25 July 2024, Vol. 141, Part 66 Ng, p. 100. Full text available here: The Royal Thai Government Gazette
** The Office of the Council of State has proposed issuing a Royal Decree stipulating that registered translators—including certification providers from professional associations or accredited language training institutions—be legally empowered to certify translations (Letter to SEAProTI dated 28 April 2025).
*** SEAProTI is the first professional association in Thailand and Southeast Asia to establish a formal certification system for Certified Translators, Translation Certification Providers, and Certified Interpreters.
Headquarters: 33 Baan Rajakhru Building, Room 402, Soi Phahonyothin 5, Phahonyothin Road, Phayathai Sub-district, Phayathai District, Bangkok 10400, Thailand
Email: hello@seaproti.com Phone: (+66) 2-114-3128 (Office Hours: Monday–Friday, 09:00–17:00)
ความแตกต่างระหว่างการรับรองลายมือชื่อผู้แปล และการรับรองเอกสารสำเนาถูกต้องในทางกฎหมาย
2 สิงหาคม 2568, กรุงเทพมหานคร – ในสังคมปัจจุบัน การใช้เอกสารที่เป็นภาษาต่างประเทศในการยื่นต่อหน่วยงานรัฐ ศาล หรือองค์กรระหว่างประเทศ มีความจำเป็นต้องได้รับการ “รับรอง” เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือและความถูกต้องตามหลักกฎหมาย อย่างไรก็ตาม หลายครั้งมักเกิดความสับสนระหว่าง “การรับรองลายมือชื่อผู้แปล” กับ “การรับรองเอกสารและลายมือชื่อเจ้าของเอกสาร” ซึ่งทั้งสองรูปแบบมีวัตถุประสงค์และผลทางกฎหมายที่แตกต่างกัน บทความนี้มีวัตถุประสงค์เพื่ออธิบายความแตกต่างเชิงโครงสร้างและผลกระทบทางกฎหมายของการรับรองทั้งสองลักษณะ
การรับรองลายมือชื่อผู้แปล
การรับรองลายมือชื่อผู้แปล (Translator’s Signature Certification) หมายถึงการยืนยันว่า “บุคคลผู้ลงลายมือชื่อในฐานะผู้แปล เป็นผู้แปลเอกสารฉบับนั้นจริง” โดยผู้รับรองจะตรวจสอบเพียงลายมือชื่อกับตัวตนของผู้แปล ไม่ได้มีการรับรองว่าเอกสารแปลตรงกับต้นฉบับหรือไม่ ขอบเขตการรับรองจึงจำกัดเพียงการยืนยันตัวตนผู้แปลเท่านั้น (Stern, 2011)
การรับรองเอกสารและลายมือชื่อเจ้าของเอกสาร
การรับรองเอกสารและลายมือชื่อเจ้าของเอกสาร (Document and Signatory Certification) มีขอบเขตกว้างกว่า กล่าวคือผู้รับรอง เช่น Notarial Services Attorney หรือเจ้าหน้าที่รัฐที่มีอำนาจ จะตรวจสอบทั้ง (1) เอกสารต้นฉบับ เพื่อยืนยันว่าเอกสารที่ยื่นเป็น สำเนาถูกต้อง และ (2) ตัวบุคคลเจ้าของเอกสาร เพื่อตรวจสอบว่าลายมือชื่อที่ปรากฏเป็นของบุคคลนั้นจริง (สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา, 2542) การรับรองรูปแบบนี้ทำให้เอกสารมีสถานะเป็น สำเนาถูกต้องตามกฎหมาย สามารถนำไปใช้ยื่นต่อศาลหรือหน่วยงานราชการได้
การเปรียบเทียบ
ตารางต่อไปนี้แสดงให้เห็นความแตกต่างของการรับรองทั้งสองรูปแบบอย่างชัดเจน
| ประเด็น | การรับรองลายมือชื่อผู้แปล | การรับรองเอกสารและลายมือชื่อเจ้าของเอกสาร |
|---|---|---|
| วัตถุประสงค์ | ยืนยันว่าใครเป็นผู้แปลเอกสาร | ยืนยันเอกสารเป็นสำเนาถูกต้อง และลายมือชื่อเจ้าของเอกสาร |
| ผู้ถูกตรวจสอบ | ผู้แปลเอกสาร | เจ้าของเอกสารและตัวเอกสาร |
| ขอบเขต | ไม่รับรองเนื้อหาเอกสาร | รับรองทั้งตัวเอกสารและเจ้าของ |
| ผลทางกฎหมาย | ใช้เป็นหลักฐานว่าใครเป็นผู้แปล | ใช้เป็นสำเนาถูกต้องทางราชการและศาล |
บทสรุป
การเข้าใจความแตกต่างระหว่าง การรับรองลายมือชื่อผู้แปล และ การรับรองเอกสารสำเนาถูกต้อง เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับประชาชน นักกฎหมาย และนักแปล เนื่องจากการเลือกใช้กระบวนการรับรองที่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์จะช่วยป้องกันความผิดพลาด ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย และสร้างความน่าเชื่อถือในการนำเอกสารไปใช้ในกระบวนการยุติธรรมหรือการบริหารราชการ
เอกสารอ้างอิง
- สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา. (2542). พระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. 2539 และ กฎกระทรวงว่าด้วยการรับรองเอกสาร. กรุงเทพฯ: สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา.
- Stern, L. (2011). Court and Legal Translation and Interpreting: Ethics, Practice and Recognition. Oxford: Routledge.
- Thai Ministry of Foreign Affairs. (2020). Guidelines for Translation and Document Legalization. Bangkok: Consular Affairs Department.
เกี่ยวกับนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรองของสมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้
* สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI) ได้ประกาศหลักเกณฑ์และคุณสมบัติผู้ที่ขึ้นทะเบียนเป็น “นักแปลรับรอง (Certified Translators) และผู้รับรองการแปล (Translation Certification Providers) และล่ามรับรอง (Certified Interpreters)” ของสมาคม หมวดที่ 9 และหมวดที่ 10 ในราชกิจจานุเบกษา ของสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ในสำนักนายกรัฐมนตรี แห่งราชอาณาจักรไทย ลงวันที่ 25 ก.ค. 2567 เล่มที่ 141 ตอนที่ 66 ง หน้า 100 อ่านฉบับเต็มได้ที่: นักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง
** สำนักคณะกรรมการกฤษฎีกาเสนอให้ตราเป็นพระราชกฤษฎีกา โดยกำหนดให้นักแปลที่ขึ้นทะเบียน รวมถึงผู้รับรองการแปลจากสมาคมวิชาชีพหรือสถาบันสอนภาษาที่มีการอบรมและขึ้นทะเบียน สามารถรับรองคำแปลได้ (จดหมายถึงสมาคม SEAProTI ลงวันที่ 28 เม.ย. 2568)
*** สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ เป็นสมาคมวิชาชีพแห่งแรกในประเทศไทยและภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ที่มีระบบรับรองนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง
สำนักงานใหญ่: อาคารบ้านราชครู เลขที่ 33 ห้อง 402 ซอยพหลโยธิน 5 ถนนพหลโยธิน แขวงพญาไท เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400 ประเทศไทย
อีเมล: hello@seaproti.com โทรศัพท์: (+66) 2-114-3128 (เวลาทำการ: วันจันทร์–วันศุกร์ เวลา 09.00–17.00 น.)
