Thailand’s Lack of a “Notary Public” and Its Non-Accession to the Apostille Convention: Impacts and Practical Solutions for the Use of Thai Documents Abroad
28 November 2025, Bangkok — In the context of cross-border document usage, the existence of a Notary Public and accession to the Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (1961), commonly known as the Apostille Convention, serve as essential mechanisms facilitating the authentication of documents for international use. However, Thailand has not acceded to the Convention and does not recognize the legal status of a Notary Public as defined in international practice. Consequently, Thai-language documents intended for use abroad must undergo multiple levels of certification.
This article analyzes the underlying causes, legal and professional implications, and practical solutions to this issue, with particular emphasis on the roles of Notarial Services Attorneys, the Department of Consular Affairs, and professional translation organizations in ensuring document quality and credibility.
Keywords: Notary Public, Apostille Convention, Legalization, Document Authentication, Legal Translators, Thailand
Notary Public in Comparative Legal Systems
In many legal systems, particularly those influenced by common law traditions such as the United States, the United Kingdom, and many European countries, the position of Notary Public is a legally recognized role empowered by the state to certify key legal documents. These include signatures, certified true copies, sworn statements, and documents relating to financial and property transactions (Hague Conference on Private International Law [HCCH], 1961).
Thailand, however, does not operate such a system due to differences in both legal structure and international treaty obligations—most notably its non-accession to the Apostille Convention, which underpins the global recognition of Notary Public functions.
The Apostille Convention Framework
The Apostille Convention (1961) was established to abolish the requirement of multiple levels of document legalization (chain legalization) by replacing them with a single certificate known as an “Apostille,” issued by a designated national authority. This certificate allows documents to be recognized in other member states without the need for further authentication by embassies or ministries of foreign affairs (HCCH, 1961).
Countries such as Japan, Germany, France, Australia, and South Korea, which are parties to the Convention, can issue Apostilles for their documents, enabling immediate recognition in other member states.
Thailand, however, remains outside the Convention, and therefore cannot issue Apostille certificates. Thai documents must instead follow a more complex traditional legalization pathway.
The System of Document Certification in Thailand
In the absence of an official Notary Public, Thailand employs a system known as Notarial Services Attorneys—lawyers who have completed specialized training authorized by the Thai Lawyers Council and who perform functions that resemble those of a Notary Public, such as:
-
Signature certification
-
Certified true copy verification
-
Certification of translations
-
Preparation of affidavits
Nevertheless, certification by a Notarial Services Attorney alone is insufficient for international use. In most cases, the document must also be authenticated by the Department of Consular Affairs, Ministry of Foreign Affairs of Thailand, and subsequently by the embassy of the destination country (Ministry of Foreign Affairs of Thailand, 2023).
Practical Procedures for Using Thai Documents Abroad
When the Destination Country Is a Party to the Apostille Convention
Even when the destination country is a member of the Apostille Convention, Thailand’s non-membership prevents the issuance of an Apostille. The alternative process generally involves the following steps:
-
Translation of the document into the language of the destination country
-
Certification of the translation by a Notarial Services Attorney (if required)
-
Legalization by the Department of Consular Affairs, Ministry of Foreign Affairs of Thailand
-
Further authentication by the embassy of the destination country in Thailand
This process is known as chain legalization and is significantly more time-consuming and costly than the Apostille system (Puri, 2016).
When the Destination Country Is Not a Party to the Apostille Convention
In cases where the destination country is also not a party to the Convention—such as the United Arab Emirates, Saudi Arabia, or certain cases involving China—the process is even more stringent. It typically involves sequential certification by multiple authorities in both the issuing and receiving countries.
The Role of Legal Translators and Professional Organizations
In the absence of both a Notary Public and the Apostille system, legal translators in Thailand assume a critical responsibility: their translations constitute the first filter through which a document will be accepted or rejected in a foreign legal environment.
Professional bodies such as the Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) play a key role in:
-
Establishing professional standards
-
Implementing peer certification systems
-
Enforcing codes of ethics
-
Enhancing global trust in Thai legal translations
This aligns with Pym’s (2014) assertion that credibility in translation is ultimately grounded in accountability systems and professional recognition frameworks.
Conclusion
Thailand’s lack of an internationally recognized Notary Public and its non-participation in the Apostille Convention impose additional procedural, financial, and administrative burdens on individuals and organizations requiring cross-border document recognition. However, the existing framework—composed of Notarial Services Attorneys (NSA), the Department of Consular Affairs, diplomatic missions, and professional translators—continues to serve as a functional, albeit complex, substitute.
In the future, Thailand’s potential accession to the Apostille Convention could significantly reduce bureaucratic barriers and strengthen its integration into the global legal and economic system.
References
-
Hague Conference on Private International Law. (1961). Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Apostille Convention). The Hague, Netherlands.
-
Ministry of Foreign Affairs of Thailand. (2023). Legalization of documents: Consular Affairs procedures. Department of Consular Affairs, Bangkok.
-
Pym, A. (2014). Exploring translation theories (2nd ed.). Routledge.
-
Šarčević, S. (2000). New approach to legal translation. Kluwer Law International.
About Certified Translators, Translation Certifiers, and Certified Interpreters of SEAProTI
The Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) has formally announced the qualifications and requirements for registration of Certified Translators, Translation Certification Providers, and Certified Interpreters in Sections 9 and 10 of the Royal Gazette, published by the Secretariat of the Cabinet, Office of the Prime Minister of Thailand, on 25 July 2024 (Vol. 141, Part 66 Ng, p. 100). Certified Translators, Translation Certification Providers, and Certified Interpreters
The Council of State has proposed the enactment of a Royal Decree, granting registered translators and recognized translation certifiers from professional associations or accredited language institutions the authority to provide legally valid translation certification (Letter to SEAProTI dated April 28, 2025)
SEAProTI is the first professional association in Thailand and Southeast Asia to implement a comprehensive certification system for translators, certifiers, and interpreters.
Head Office: Baan Ratchakru Building, No. 33, Room 402, Soi Phahonyothin 5, Phahonyothin Road, Phaya Thai District, Bangkok 10400, Thailand
Email: hello@seaproti.com | Tel.: (+66) 2-114-3128 (Office hours: Mon–Fri, 09:00–17:00)
ประเทศไทยกับการไม่มี “Notary Public” และการไม่ได้เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille: ผลกระทบและแนวทางการแก้ปัญหาในการใช้เอกสารไทยในต่างประเทศ
28 พฤศจิกายน 2568, กรุงเทพมหานคร – ในบริบทของการใช้เอกสารระหว่างประเทศ การมีอยู่ของ Notary Public และการเป็นภาคีของ Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (1961) หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า Apostille Convention เป็นกลไกสำคัญที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการรับรองเอกสารข้ามพรมแดน อย่างไรก็ตาม ประเทศไทยยังไม่ได้เป็นภาคีของอนุสัญญาดังกล่าว และไม่มีสถานะทางกฎหมายของ Notary Public ตามแบบสากล ส่งผลให้การนำเอกสารภาษาไทยไปใช้ในต่างประเทศจำเป็นต้องผ่านขั้นตอนการรับรองหลายชั้น บทความนี้วิเคราะห์สาเหตุ ผลกระทบเชิงกฎหมายและวิชาชีพ ตลอดจนแนวทางแก้ไขปัญหาในทางปฏิบัติ โดยเน้นบทบาทของทนายความผู้ทำหน้าที่รับรองเอกสาร (Notarial Services Attorney) กรมการกงสุล และองค์กรวิชาชีพนักแปลในการประกันคุณภาพและความน่าเชื่อถือของเอกสาร
คำสำคัญ: Notary Public, Apostille Convention, Legalization, การรับรองเอกสาร, นักแปลทางกฎหมาย, ประเทศไทย
ในระบบกฎหมายของหลายประเทศ โดยเฉพาะประเทศที่ได้รับอิทธิพลจากกฎหมายแบบคอมมอนลอว์ เช่น สหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร และประเทศในยุโรป มีตำแหน่งทางกฎหมายที่เรียกว่า Notary Public ซึ่งได้รับมอบอำนาจจากรัฐให้รับรองเอกสารสำคัญ เช่น ลายมือชื่อ สำเนาถูกต้อง คำให้การโดยสาบาน และเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินและทรัพย์สิน (Hague Conference on Private International Law [HCCH], 1961)
ประเทศไทยกลับไม่มีระบบดังกล่าว เนื่องจากโครงสร้างกฎหมายและสถานะทางสนธิสัญญาระหว่างประเทศที่แตกต่างออกไป โดยเฉพาะการ ไม่ได้เป็นภาคีของอนุสัญญา Apostille ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญของระบบ Notary Public ในระดับนานาชาติ
Notary Public กับกรอบสนธิสัญญา Apostille
Apostille Convention (1961) จัดทำขึ้นเพื่อยกเลิกการรับรองเอกสารหลายขั้นตอน (chain legalization) และแทนที่ด้วยการประทับตราเพียงครั้งเดียวที่เรียกว่า “Apostille” โดยหน่วยงานที่รัฐกำหนด ทำให้เอกสารสามารถใช้ในประเทศภาคีอื่นได้โดยไม่ต้องผ่านสถานทูตหรือกระทรวงการต่างประเทศอีกต่อไป (HCCH, 1961)
ประเทศที่เป็นภาคี เช่น ญี่ปุ่น เยอรมนี ฝรั่งเศส ออสเตรเลีย และเกาหลีใต้ สามารถออก Apostille ให้แก่เอกสารของตน ซึ่งได้รับการยอมรับทันทีในรัฐภาคีอื่น
อย่างไรก็ตาม ประเทศไทย ยังไม่เข้าร่วมอนุสัญญานี้ ทำให้ไม่สามารถออก Apostille ได้ และเอกสารของไทยจึงต้องผ่านขั้นตอนการรับรองแบบเดิมที่ซับซ้อนกว่า
ระบบการรับรองเอกสารในประเทศไทย
แทนที่จะมี Notary Public ประเทศไทยใช้ระบบที่เรียกว่า Notarial Services Attorney ซึ่งเป็นทนายความที่ผ่านการอบรมเฉพาะจากสภาทนายความแห่งประเทศไทย ทำหน้าที่รับรองเอกสารในเชิงคล้ายคลึงกับ Notary Public ได้แก่
-
รับรองลายมือชื่อ (Signature Certification)
-
รับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy)
-
รับรองคำแปลเอกสาร (Certification of Translation)
-
จัดทำคำให้การโดยสาบาน (Affidavit)
แม้กระนั้น การรับรองโดยทนายความเพียงอย่างเดียว ยังไม่เพียงพอ สำหรับการใช้ในต่างประเทศ เนื่องจากยังต้องมีการรับรองจากหน่วยงานของรัฐ เช่น กรมการกงสุล และสถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง (Ministry of Foreign Affairs of Thailand, 2023)
แนวทางปฏิบัติเมื่อต้องใช้เอกสารไทยในต่างประเทศ
กรณีประเทศปลายทางเป็นภาคี Apostille
แม้ประเทศปลายทางจะเป็นภาคี Apostille แต่เนื่องจากประเทศไทยไม่ใช่ภาคี เอกสารของไทยจึงไม่สามารถรับตรา Apostille ได้ ขั้นตอนที่ใช้แทน ได้แก่:
-
แปลเอกสารเป็นภาษาที่ประเทศปลายทางใช้
-
ให้ Notarial Services Attorney รับรองคำแปล (หากจำเป็น)
-
นำไปผ่านการรับรองของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
-
นำไปให้สถานทูตประเทศปลายทางในประเทศไทยรับรองอีกครั้ง
กระบวนการนี้เรียกว่า Chain Legalization ซึ่งใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า Apostille (Puri, 2016)
กรณีประเทศปลายทางไม่เป็นภาคี Apostille
เช่น สหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ ซาอุดีอาระเบีย หรือบางกรณีของประเทศจีน ขั้นตอนจะเข้มงวดยิ่งขึ้น โดยมักต้องมี:
-
การแปลอย่างเป็นทางการ
-
การรับรองโดยทนายความ
-
การรับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศของไทย
-
การรับรองโดยสถานทูตของประเทศนั้น
-
ในบางประเทศ อาจต้องรับรองซ้ำในประเทศปลายทางอีกครั้ง
บทบาทของนักแปลและองค์กรวิชาชีพ
เมื่อประเทศไทยไม่มี Notary Public และยังไม่เข้าสู่ระบบ Apostille บทบาทของ นักแปลเอกสารทางกฎหมาย (Legal Translators) จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะคำแปลเป็นด่านแรกที่ทำให้เอกสารได้รับการยอมรับหรือถูกปฏิเสธ องค์กรวิชาชีพ เช่น สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI) มีบทบาทในการ:
-
กำหนดมาตรฐานวิชาชีพ
-
จัดทำระบบรับรองคุณวุฒิ (Peer Certification)
-
ควบคุมจรรยาบรรณ
-
ยกระดับความน่าเชื่อถือของนักแปลในบริบทข้ามชาติ
ซึ่งสอดคล้องกับแนวคิดของ Pym (2014) ที่ระบุว่า “ความน่าเชื่อถือของการแปลขึ้นอยู่กับระบบความรับผิดชอบ (accountability) และการยอมรับในระดับวิชาชีพ”
บทสรุป
การที่ประเทศไทยไม่มี Notary Public และไม่ได้เป็นภาคี Apostille Convention ส่งผลให้กระบวนการรับรองเอกสารมีความซับซ้อนมากขึ้น ทั้งในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย และภาระต่อประชาชนและภาคธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ระบบทดแทนที่ประกอบด้วย ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ (Notarial Services Attorney) + กรมการกงสุล + สถานทูต + นักแปลมืออาชีพ ยังคงทำหน้าที่รักษาความชอบด้วยกฎหมายและความน่าเชื่อถือของเอกสารได้
ในอนาคต การที่ประเทศไทยจะพิจารณาเข้าร่วมอนุสัญญา Apostille อาจเป็นก้าวสำคัญในการลดอุปสรรคทางเอกสารและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในเวทีโลก
เอกสารอ้างอิง
-
Hague Conference on Private International Law. (1961). Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Apostille Convention). The Hague, Netherlands.
-
Ministry of Foreign Affairs of Thailand. (2023). Legalization of documents: Consular Affairs procedures. Department of Consular Affairs, Bangkok.
-
Pym, A. (2014). Exploring translation theories (2nd ed.). Routledge.
-
Šarčević, S. (2000). New approach to legal translation. Kluwer Law International.
เกี่ยวกับนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรองของสมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้
สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI) ได้ประกาศหลักเกณฑ์และคุณสมบัติผู้ที่ขึ้นทะเบียนเป็น “นักแปลรับรอง (Certified Translators) และผู้รับรองการแปล (Translation Certification Providers) และล่ามรับรอง (Certified Interpreters)” ของสมาคม หมวดที่ 9 และหมวดที่ 10 ในราชกิจจานุเบกษา ของสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ในสำนักนายกรัฐมนตรี แห่งราชอาณาจักรไทย ลงวันที่ 25 ก.ค. 2567 เล่มที่ 141 ตอนที่ 66 ง หน้า 100 อ่านฉบับเต็มได้ที่: นักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง
สำนักคณะกรรมการกฤษฎีกาเสนอให้ตราเป็นพระราชกฤษฎีกา โดยกำหนดให้นักแปลที่ขึ้นทะเบียน รวมถึงผู้รับรองการแปลจากสมาคมวิชาชีพหรือสถาบันสอนภาษาที่มีการอบรมและขึ้นทะเบียน สามารถรับรองคำแปหฟลได้ (จดหมายถึงสมาคม SEAProTI ลงวันที่ 28 เม.ย. 2568)
สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ เป็นสมาคมวิชาชีพแห่งแรกในประเทศไทยและภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ที่มีระบบรับรองนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง
สำนักงานใหญ่: อาคารบ้านราชครู เลขที่ 33 ห้อง 402 ซอยพหลโยธิน 5 ถนนพหลโยธิน แขวงพญาไท เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400 ประเทศไทย
อีเมล: hello@seaproti.com โทรศัพท์: (+66) 2-114-3128 (เวลาทำการ: วันจันทร์–วันศุกร์ เวลา 09.00–17.00 น.
